Impulzem pro změnu řešení mzdové agendy bývají většinou 3 důvody:

1. Odchod stávající účetní eventuálně komplikace s nynějším zpracovatelem mezd.

    

2. Zjištění pochybení či závad (např. při kontrole pracovníků SSZ).

    

3. Snaha o snížení nákladů na zpracování mzdové agendy

   (například na základě auditu mzdové agendy).

Ano i Ne. Zcela jistě se jedná o proces, který s sebou přináší riziko. V případě, že partnerem nebude společnost s dostatečným zázemím, může v případě komplikací dojít i ke krizovým situacím. V případě, že plánujete zahájit spolupráci se zkušeným partnerem, je možné tato rizika eliminovat.

Ano, je to možné. V případě této varianty přicházíte o některé z výhod “standardního” externího zpracování mezd a tento model se spíše blíží “interní mzdové účtárně”. Při porovnání kladů a záporů této varianty ve srovnání se standardní externí mzdovou účtárnou se jeví jako nevýhodná.

Právě naopak. Omezení rizika je jednou z největších výhod externí mzdové účtárny. V zásadě jsou omezeny dva základní typy rizik:

1. Riziko chyby při zpracování – externí mzdová účtárna ručí v plné výši za případné sankce (oproti pouhému několikanásobku mzdy kmenové mzdové účetní).

    

2. Riziko úniku informací – v případě externí mzdové účtárny je zásadně omezen únik citlivých informací. Tato forma zpracování mezd funguje jako přirozený firewall.

Díky specialistům, je externí mzdová účtárna schopna připravit celou řadu reportů, šitých na míru požadavkům klienta. Výhodou je, že tyto specialisty může klient sdílet s ostatními klienty a platit pak pouze za to co sám „spotřebuje“. V případě zájmu je samozřejmé možné dedikovat klientovi jeho specialistu.

Rozhodně ano! Častou fintou některých společností nabízejících služby externí mzdové účtárny bývá dlouhý list referencí. Opomenu-li hledisko diskrétnosti, je důležité, zda tito referenční zákazníci jsou skutečně klienty, kterým jsou měsíčně zpracovávány mzdy, či jen příjemci občasných konzultačních služeb v oblasti mzdové agendy nebo uživatelé licence či servisni podpory účetního software.

Přitom počet oborů i rozsah zpracování je důležitým ukazatelem kvality externí mzdové účtárny. Je pravděpodobně jasné, že náročnost zpracování mezd zdravotnické organizace je výrazně vyšší, než zpracování mezd obchodní firmy. Zároveň rozsah zpracování (tedy počet osobních čísel) velice pravděpodobně ukazuje na zkušenost s případnými nestandardními požadavky.

Opomenout nelze ani počet kontrol ze strany úřadů. externí mzdová účtárna, která zpracovává mzdovou agendu velkému počtu firem má zkušenosti i s několika kontrolami měsíčně. Je to takový průběžný nezávislý audit služeb externí mzdové účtárny.

V naprosté většině případů je externí zpracování mezd ve srovnání s interní mzdovou účetní levnější. Výjimkou jsou speciální případy (např. obchodní společnost má 3 pobočky po cca. 150 zaměstnancích ve 3 různých městech, každá používá jiný účetní sw a je nutné mzdy zpracovat do dvou dnů od předání tzv. docházkových lístků, mzdovým účetním platí cca. 25 tis. měsíčně).

Díky velkému rozsahu zpracovávaní může být cena za osobní číslo a tedy i výše nákladů poloviční oproti menším firmám. Není nic jednoduššího než si nechat zpracovat nabídku.